Compliance Definition
Unter Compliance wird die Einhaltung und Beachtung derjenigen geltenden Gesetze, behördliche Vorgaben, regulatorische Vorschriften, internationale Standards und Abkommen, welche das spezifische Unternehmen betreffen, verstanden. Darüber hinaus sieht Compliance auch die Einhaltung der unternehmensinternen Richtlinien sowie Weisungen des Arbeitgebers vor.
Die Einhaltung aller zutreffenden Vorschriften trägt im Wesentlichen zu einer ethisch einwandfreien Geschäftspraxis bei und schafft einen hohen Mehrwert für das Unternehmen.
Compliance Management umfasst die Organisation aller relevanten Compliance-Themen im Unternehmen und die Umsetzung von Maßnahmen, um konformer zu agieren. Mehr über das Compliance-Management und das Compliance-Management-System (CMS) können Sie in unserem letzten Blogbeitrag hier lesen.
Was ist ein Compliance Officer? – Definition und Aufgaben
Die Tätigkeit eines Compliance Officers (auch Compliance Management Beauftragter genannt) gewinnt zunehmend an Bedeutung, da Unternehmen immer komplexere gesetzliche und regulatorische Anforderungen erfüllen müssen. Ein Compliance Officer trägt die Verantwortung dafür, dass alle einschlägigen Gesetze und Vorschriften eingehalten werden und ethisch einwandfrei gehandelt wird.
Aufgaben eines Compliance Officers
Ein Compliance Officer sorgt dafür, dass sämtliche Geschäftsaktivitäten und -prozesse den geltenden Gesetzen, Vorschriften, internen Richtlinien und ethischen Standards entsprechen. Außerdem isr dieser Ansprechpartner und Schnittstelle zwischen Abteilungsleitern und der Geschäftsführung. Die Hauptaufgaben eines Compliance Officers umfassen:
- Überwachung der betrieblichen Prozesse und Abläufe: Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, interner Regeln und ethischer Richtlinien mithilfe eines Compliance-Management-Systems (CMS).
- Identifizierung und Minimierung von Risiken: Erkennen potenzieller Risiken, die durch Nichteinhaltung von Gesetzen und Vorschriften entstehen können, und Implementierung geeigneter Maßnahmen zur Risikominderung.
- Beratung und Schulung: Durchführung von Schulungen für Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie die geltenden Gesetze kennen und einhalten, sowie Beratung des Managements bei Entscheidungen mit Compliance-Auswirkungen.
- Berichterstattung: Regelmäßige Berichterstattung durch Analysen an die Geschäftsleitung über den Stand der Compliance im Unternehmen.
- Einrichtung und Pflege von Kontrollsystemen: Implementierung innerbetrieblicher Kontrollsysteme (IKS) und Risikomanagementsysteme (RMS) zur Prävention, Aufdeckung und Reaktion auf Compliance-Risiken.
- ISO-Standards: Umsetzung von Standards wie ISO 37301 für Compliance-Management-Systeme
- Überwachung des Hinweisgebersystems: Überwachen der Meldungen innerhalb des Hinweisgebersystems als auch die konforme Bearbeitung der eingehenden Meldungen.
- Juristisch als auch in der Geschäftswelt auf dem neuesten Stand bleiben: sich regelmäßig selbst über die neuesten Geschehnisse informieren, diese auswerten und am Arbeitsplatz anwenden
- ISO-Standards: Umsetzung von Standards wie ISO 37301 für Compliance-Management-Systeme
- Überwachung des Hinweisgebersystems: Überwachen der Meldungen innerhalb des Hinweisgebersystems als auch die konforme Bearbeitung der eingehenden Meldungen.
Identifizierung und Reaktion auf Compliance-Risiken
Compliance Officers können Compliance-Risiken identifizieren und ermitteln unternehmensspezifisch, wie auf sie reagiert werden muss. Vom ersten Schritt bis zur langfristigen strategischen Ausrichtung der Compliance wird ein komplettes Spektrum an Präventions-, Aufdeckungs- und Reaktionsmaßnahmen vorgestellt, einschließlich:
- Einrichtung eines innerbetrieblichen Kontrollsystems (IKS)
- Risikomanagementsystem (RMS)
- ISO 37301 Richtlinien für den Einsatz von Compliance Management Systemen
Welche Vorteile hat es einen Compliance Officer anzustellen?
- Umfassendes Wissen und Klarheit: Sie verfügen über umfassendes Wissen aus der juristischen, betriebswirtschaftlichen, ethischen und (organisations-)psychologischen Perspektive. So müssen sich nicht selbst damit befassen. Der Compliance Officer kann Ihnen Ihre Fragen beantworten und Ihnen zu Klarheit verhelfen. Zum Beispiel wissen sie, wie Haftungsrisiken gezielt minimiert werden können und kennen übliche Fallstricke der Unternehmen. Außerdem kennen Sie den genauen Ablauf, wie Vorfälle gemeldet werden müssen, sollte etwas Unerwartetes passieren.
- Aktuelle Entwicklungen und Gesetze: Sie bleiben durch den Compliance Officer stets über aktuelle Entwicklungen und Gesetze, wie das Hinweisgeberschutzgesetz, informiert und profitieren von seiner Expertise.
- Compliance Management System: Oft bringt der Compliance Officer ein Compliance-Management System oder ein Hinweisgebersystem in das Unternehmen, was ihm als auch das Management und Personal dabei unterstützt einen besseren Überblick über die Compliance/Umstände im eigenen Unternehmen zu behalten.
Fazit: Die Rolle des Compliance Officers im Unternehmen
Die Einhaltung aller zutreffenden Vorschriften trägt zu einer ethisch einwandfreien Geschäftspraxis bei und schafft einen hohen Mehrwert für das Unternehmen. Durch die Unterstützung eines Compliance Officers werden mögliche Risiken schnellstmöglich identifiziert und minimiert. Außerdem haben Sie stets einen kompetenten Ansprechpartner für Ihre Fragen zu Compliance.
