Die Organisation auf Veränderungen vorbereiten
Die Vorbereitung der Organisation ist meistens ein Teil der Integratorfunktion. Der Integrator analysiert die Sensibilisierungsaktivitäten, die erforderlich sind, um die Veränderung zu erleichtern, und berichtet die Ergebnisse an das Programmteam. Während der Planung identifiziert der Integrator Bereiche mit Widerstand und Unterstützung und überwacht sie, bevor der Veränderungsprozess beginnt. Widerstand ist oft die Manifestation der Unzufriedenheit mit der Lösung und weniger mit der Veränderung selbst. Der Integrator sollte sich mit den widerstrebenden Parteien treffen, um ihre Probleme zu besprechen und eine Lösung zu finden. Unterstützer sollten als Agenten rekrutiert werden, um den Wandel aktiv zu fördern. Die Vorbereitung der Organisation auf die Veränderung erfordert auch die Identifizierung von Einflüssen aus dem Programmumfeld. Schließlich sollte das Programmteam sicherstellen, dass alle Aktionen auf die Vision und Strategie des Programms abgestimmt sind.
Stakeholder mobilisieren
Mitarbeiter befähigen: Eine der besten Methoden zur Mobilisierung von Stakeholdern besteht darin, Mitarbeiter durch verteilte Kontrolle zu befähigen. Dies erfordert jedoch einen kulturellen Ansatz. Die Mitarbeiter müssen über die endgültigen Ziele der Änderung informiert werden.
Sensemaking-Aktivitäten: Die Empfänger werden sich kontinuierlich an neue Umstände anpassen. Daher müssen möglicherweise regelmäßig neue Sensemaking-Aktivitäten durchgeführt und ungelöste Probleme geklärt werden.
Kontinuierlicher Prozess: Der Einfluss der Stakeholder kann sich im Laufe der Zeit ändern. Neben der Überwachung der wichtigsten Stakeholder muss das Programmteam möglicherweise spezifische Aktivitäten durchführen, um die fortlaufende Unterstützung aufrechtzuerhalten.
Projektergebnisse liefern
Programme liefern Nutzen aus den Projektergebnissen, wie z.B. Produkte, Dienstleistungen oder Dokumente. Der Nutzen kann nur gemessen werden, wenn die Projektergebnisse in die betrieblichen Abläufe integriert sind. Die Projektergebnisse liefern neue Fähigkeiten für das Unternehmen und werden im Hinblick auf die Bedürfnisse der Empfänger und deren Eignung bewertet. Diese Bedürfnisse können sich während des Programm- oder Projektverlaufs ändern. Die Ergebnisse werden zum Zeitpunkt der Lieferung gemessen. Wichtig für die Organisation ist die Integration in das Unternehmen, um einen Wert zu erzielen, und nicht das Projektergebnis selbst.
Outputs in das Unternehmen einführen
Der Programmmanager und der Integrator überwachen die Integration der Ergebnisse der einzelnen Komponenten in das Unternehmen. Sie beurteilen die Erbringung von Leistungen, die anhand der Leistungskennzahlen gemessen werden, die bei der Abgrenzung des Umfangs festgelegt und im Leistungsregister dokumentiert wurden. Sie werden fortlaufend bewertet. Der Verlauf und die Abfolge der Übergangsaktivitäten werden durch das Tempo bestimmt, das in der Planungsphase festgelegt wurde. Übergangsaktivitäten sollten Teil des Umfangs jedes Projekts sein. Diese Aktivitäten sollten einen Umfang, ein Budget, einen Zeitrahmen und eine verantwortliche Partei einschließlich der erwarteten Ergebnisse haben.
Übergangsaktivitäten können auch dazu genutzt werden, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen oder Maßnahmen neu auszurichten. Der Übergangsprozess besteht aus flexiblen Methoden, die auf der ständigen Notwendigkeit beruhen, Arbeitsergebnisse zu liefern, sich mit den Beteiligten zu beraten und die Prozesse neu auszurichten.
